1.3 定义

人们在运用职位（job）、岗位（position）和任务（task）这些术语时，可能指代不同的事物。为了进行有效的沟通，我们首先要对本章包含的术语进行界定。我们对职位的定义从工作内容范围的两端来进行，包括非常广泛和非常狭窄两个方面。我们从范围最广泛的一端着手。在最广泛的层次上，工作的范围应该包括全世界的工作。如果这样的话，所有的职位都应包括在内，但是因为我们很难从概念层面对这些职位进行区分，所以从最广泛的范围对工作进行界定是没有实用性的。在这个层次以下，接着缩小范围就到了分支（branch）。比如可以将包括执法、治安、消防和处理自然灾害等职责在内的工作统一划归到公共安全这一分支内。整个工作的范围可以被划分为无数分支，每个分支又可以进一步被细分为众多群组（groups）。例如，执法工作就是公共安全分支内的一个群组。但是要得到我们想要表达的职位定义，我们还可以把群组这个概念再进一步拆解成系列（series）。例如，宣誓就职的执法人员系列将包括警官、侦探、警司、中尉、上尉和少校。

经过如上的步骤，最终我们就到了职位（job）这个层次。例如，宣誓就职的执法人员系列中的一个职位就是警官。据此，职位是指一群工作具有相似性的人员所从事的工作内容，例如“警官”这个名称所描述的工作就可以看作一个职位。从这点来说，职位这个术语的定义仍然有些模糊，我们将在下文介绍完工作内容范围内最小组成单元后，再回头来对这个定义做进一步探讨。

拥有明确的开头、中间过程和结尾的最小工作单元被称为要素（element），比如警官职位要求包括接打电话，而接打电话就是一个要素。另一种思考要素的方式是工作内容中的任何更小单元都需要对身体动作或感知过程进行描述，例如在打电话的过程中，我们首先要拿起电话听筒，然后输入电话号码。在此过程中，我们需要将手伸向电话，拿起它，并且将电话放在耳朵附近，静静地聆听拨号音，而这些都属于身体动作或感知过程，并非工作内容中的要素。

接下来，范围稍广的工作单元被称为活动（activity），它是用来满足工作需求的各项要素的集合。在很多情况下，警官都会将使用电话作为活动的一部分，比如“接听有关房东和租客之间纠纷的电话”。当一项工作已经被分析到活动这一层次时，你可能会发现在一个典型的职位中可能会包含上百种活动，而一些更为复杂的职位甚至会包含几百种活动。

任务（task）是由活动组成的集合，这些活动往往是为实现特定工作目标而进行的。例如，警官的一项任务可能是“和冲突各方谈判以此来解决争端”。在对一个典型职位进行分析的整个过程中，可能会形成30～100项任务。这些任务都有明确的开始、中间过程和结束环节。一般而言，一项任务往往开始于一个动词，这有助于我们理解任务。而任务的结束通常和工作目标直接联系。在之前例子中，警官的一个工作目标就是解决纠纷。

下一个范围更大的工作单元是职责（duty），它是一个由多项任务组成的集合，这些任务都直接指向特定职位的总体目标。对警官来说，其职责是“处理犯罪活动”，具体包括逮捕吸毒者和贩毒者、接听举报赌博和情色交易的电话等。对一个典型职位进行的完整职位分析可能会归类出5～12种职责。

岗位（position）是由一个人能够完成的职责、任务、活动和要素组合成的集合体。在我们的分类中，所有被雇用的员工都只是拥有一个岗位而已，而不是说拥有了一个职位。我们把职位定义为一系列相关岗位的组合，这些岗位在工作内容或组织目标方面都非常地相似，所以每个在这些组织中从事相似工作的员工都愿意用相同的职位名称来称呼他们的岗位。我们以警察工作为例来展示这些术语的定义，详见表1-1。

对于职位分析，我们既可以给出一个简短的定义，也可以提供一个字数较多的定义。简短的定义：职位分析是指发现一个职位的本质的过程。虽然这个定义揭示了职位分析的基本特征，并且非常容易被人们记住，但是它并没有清楚地传递出我们想要了解的信息。要想让我们的定义更有说服力，还需补充三个特点。首先，要进行职位分析，必须要有一个包含诸多步骤的系统化过程。这些步骤通常是根据所选择的职位分析方法来决定的，而这些方法则是提前由执行职位分析工作的人员确定的。其次，发现过程一定是一个将工作逐步细分的过程，这些细分后的小单元可能是职责、任务、活动或者要素。另外，这些细分单元也可以被视为不同的对象，例如不同职位会在视觉追踪、问题解决或握紧长柄工具方面分别提出不同的要求。最后，职位分析必须形成书面成果，可以以纸质方式或电子方式呈现。职位分析还可以产出很多其他类型的成果，例如一份完整的报告、一个简要的职位描述、一个任务列表和一份工作规范。

一个有价值的职位分析过程必须具有系统性、细致性和彻底性。现在，职位分析的长版定义如下：职业分析是通过将特定职位划分为更小的单元来发现该职位的本质的系统过程，在这个过程中，可能会产生一个或多个书面产品，目标是描述在工作中需要完成什么，或者需要哪些能力来有效地完成工作。由此产生的简化单元是促进达到职位分析所能够实现的各种目的的关键因素。

你可能会担心自己无法分辨在整个工作范围内划分的各个层次的单元。“我们该如何区分活动、任务和责任？”我们的答案是：“别担心，放轻松。”从宽到窄的层次取决于你如何处理这些信息，当你开始这个项目之后，不同层次之间的差别就会逐渐清晰。比如在做职位评价时，你可能需要一个稍微广义一点的职位描述，但如果你在做失业培训，可能就需要获取非常详细而具体的职位描述（甚至需要细化到要素层面）。所以，最重要的是，你应该关注是否可以获取信息以服务于职位分析所需实现的目的，而不是纠结于术语间的细微差别。