3.2 制作业务招待请款单

◇案例概述

企业为了联系业务或促销、处理社会关系等目的，在生产经营中不可避免存在一些合理需要的业务招待。在这个过程中支付的应酬费用即业务招待费，它是企业进行正常经营活动必需的一项成本费用。某些单位允许相关人员填写请款单向领导申请业务招待费，经过单位内部审批签字，财务会以此作为付款的依据。本例将运用手动绘制表格的方法制作一张请款单，完成后的效果如下图所示。

◇制作思路

在Word中制作业务招待请款单的流程与思路如下所示。

◇具体步骤

非数据表形式的表格是办公应用中经常用到的，这些表格不需要整齐的行列，主要用于展示一系列相互独立的并且是唯一的信息。例如，本例要制作的业务招待请款单，其中所表达的内容实质上只有一条记录，然后分解成了不同的字段。下面通过本例的制作，为读者介绍在Word中制作和编辑不规则表格的相关操作。

3.2.1 绘制不规则表格框架

要制作不规则行列数的表格，可应用Word中的手动绘制表格功能绘制出表格结构。手动绘制表格是指用铅笔工具绘制表格的边线，其绘制过程类似于我们日常生活中用笔在纸张上绘制表格。在绘制表格的过程中，若绘制的线条有误，需要将相应的线条擦除，则可以使用表格橡皮擦擦除表格边线。本例中绘制业务招待请款单的具体操作方法如下。

第1步：选择“绘制表格”命令。

A新建一个空白文档，将其命名并保存为“业务招待请款单”; B在第1行中输入表格标题，设置字体为“黑体”，字号为“四号”，居中对齐；C在第2行中输入申请部门和申请日期等文本，并设置字体为“宋体”，字号为“五号”，居中对齐；D单击“插入”选项卡“表格”组中的“表格”按钮; E在弹出的下拉菜单中选择“绘制表格”命令，如下图所示。

第2步：拖动鼠标绘制表格外边框。

在页面中拖动鼠标指针绘制出表格的外边框，如下图所示。

第3步：绘制表格内部线条。

在表格外边框内拖动鼠标指针绘制出表格内部线条，划分表格结构，如下图所示。

第4步：绘制表格其他结构。

应用相同的方法绘制下图所示的表格结构，绘制完成后按【Esc】键退出表格绘制状态。

第5步：单击“橡皮擦”按钮。

在绘制表格的过程中，若绘制的线条有误，需要将相应的线条擦除。单击“表格工具布局”选项卡“绘图”组中的“橡皮擦”按钮，如下图所示。

第6步：选择要擦除的边线。

在表格中拖动鼠标指针擦除要擦除的表格边线，继续删除其他不需要的边线，完成后按【Esc】键退出，如下图所示。

第7步：单击“绘制表格”命令。

表格中有些特殊的单元格需要添加斜线，并输入两行文字。单击“表格工具 布局”选项卡“绘图”组中的“绘制表格”按钮，如下图所示。

第8步：绘制斜线。

拖动鼠标指针在下图所示的单元格中绘制一条斜线。

第9步：绘制一条虚线。

本例制作的表格为一式两份，即由上下两个表格组成，中间需要添加一条裁剪线便于后期裁剪。A使用直线工具在表格下方绘制一条直线；B单击“绘图工具 格式”选项卡“形状样式”组中的形状轮廓按钮；C设置线条轮廓为黑色，粗细为“0.75磅”;D在弹出的下拉菜单中选择“虚线”命令；E在弹出的下级子菜单中选择“长划线”命令，如下图所示。

第10步：选择“其他符号”命令。

A将文本插入点定位在虚线所在行；B单击“插入”选项卡“符号”组中的“符号”按钮；C在弹出的下拉菜单中选择“其他符号”命令，如下图所示。

第11步：插入符号。

打开“符号”对话框，A在“字体”下拉列表框中选择“Wingdings”选项；B在中间选择需要插入的剪刀形状；C单击“插入”按钮将其插入文档中；D单击“关闭”按钮关闭对话框，如下图所示。

第12步：设置符号格式。

A选择插入的剪刀符号；B在“开始”选项卡中设置其字号为“四号”，通过调整段落样式将其移动到合适的位置，如下图所示。

第13步：制作第2个表格。

在虚线下方输入第2个表格的标题，使用手动绘制的方法绘制如下图所示的表格。

3.2.2 输入表格内容并设置格式

当创建好表格框架后，便可以输入单元格内容了，并针对内容调整各单元格的大小。本表格中的数据比较多，为了使表格更加美观，需要为表格数据设置合适的对齐方式，具体操作方法如下。

第1步：设置文字为下标。

A在表格中相应单元格内输入相应的文字内容；B在带有斜线的单元格中要输入上下两部分文字，可以先输入文本内容，再通过设置上下标的方法来实现。选择右图所示的单元格中的部分文本；C单击“开始”选项卡“字体”组中的“下标”按钮x2。

第2步：设置文字为上标。

A选择下图所示的单元格中的部分文本；B单击“开始”选项卡“字体”组中的“上标”按钮x2。

第3步：调整文字大小。

将文字设置为上下标后，文字会变得很小。A为了看清文字内容，可以选择该单元格中的所有文字；B连续单击“字体”组中的“增大字号”按钮，增大文字字号，直到其大小符合要求为止，如下图所示。

第4步：设置单元格居中对齐。

为使各单元格内容的排列更加整齐美观，可分别为单元格中的内容设置水平和垂直两个方向的对齐方式。A将文本插入点定位于表格中任意单元格；B单击表格左上方出现的“全选”按钮，全选整个表格；C单击“表格工具 布局”选项卡“对齐方式”组中的“水平居中”按钮，将所有单元格内容设置为水平和垂直方向都居中对齐，如下图所示。

第5步：设置单元格对齐方式。

A选择第6行和第7行的单元格；B单击“表格工具 布局”选项卡“对齐方式”组中的“靠上两端对齐”按钮，将所选单元格内容设置为垂直靠上对齐和水平左对齐，如下图所示。

第6步：设置单元格对齐方式。

A选择第2行和第3行中的部分单元格；B单击“表格工具 布局”选项卡“对齐方式”组中的“中部两端对齐”按钮，将所选单元格内容设置为垂直居中对齐和水平左对齐，如下图所示。

第7步：输入表格内容。

在第2个表格中相应单元格内输入下图所示的表格内容。

第8步：调整单元格行高。

前期手动绘制的表格旨在规划出表格的大致框架，而其中某些单元格可能并不能满足实际文字输入的需求，还需要改善。将鼠标指针指向需要调整的行边框线上，当鼠标指针变成形状时，按住鼠标左键不放并拖动即可改变表格的行高，如下图所示。

第9步：调整单元格列宽。

选择需要调整列宽的单元格，将鼠标指针指向需要调整的列边框线上，当鼠标指针将变为形状时，按住鼠标左键不放并拖动即可改变表格的列宽，如下图所示。

第10步：设置单元格对齐方式。

A全选第2个表格；B单击“表格工具 布局”选项卡“对齐方式”组中的“水平居中”按钮，将表格内所有单元格内容设置为水平和垂直方向都居中对齐，如下图所示。

第11步：输入说明文字。

在表格下方输入下图所示的说明文字，完成本案例的制作。